¿Cuál es mejor para ti?

En el ámbito del software de gestión de proyectos, Microsoft Planner y Trello se destacan como opciones líderes. Microsoft Planner no solo es un miembro bien integrado de la suite Microsoft 365, sino también un compañero confiable que ofrece un enfoque sencillo y orientado a tareas que lo convierte en una plataforma eficiente para la colaboración en equipo. Por otro lado, Trello es una aplicación de elaboración de listas de estilo kanban basada en la web que destaca por su flexibilidad, opciones de personalización y funciones de automatización avanzadas.

Analicemos los precios, las características, los pros y los contras de los dos productos de software para determinar cuál es el mejor para usted.

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Microsoft Planner vs. Trello: tabla comparativa

Precios de Microsoft Planner y Trello

Cuando se trata de precios, Microsoft Planner y Trello adoptan estrategias diferentes. Microsoft Planner se incluye como parte de la suite de Microsoft 365. Esto significa que viene como un paquete con una variedad de otros programas de Microsoft, incluidos Teams, Word, Excel y PowerPoint. Esta integración puede ser un poderoso punto de venta para muchas empresas, ya que permite una colaboración perfecta entre varias plataformas.

Dicho esto, el precio puede ser un tanto opaco, ya que el costo de Planner se incluye efectivamente en la tarifa de suscripción más amplia de Microsoft 365. Como resultado, cuantificar su valor independiente puede ser un desafío. Las suscripciones para Microsoft 365 comienzan en $6 por usuario/mes para el plan Básico, $12.50 por usuario/mes para Business Standard y $22 por usuario/mes para el paquete Business Premium. Es importante tener en cuenta que las suscripciones anuales se renuevan automáticamente, lo que significa que, si no desea renovar su suscripción, deberá cancelarla.

Trello, por otro lado, ofrece una versión básica de su software de forma gratuita, con planes pagos opcionales que brindan acceso a funciones y capacidades más avanzadas. La versión gratuita es bastante robusta y puede ser suficiente para individuos o equipos pequeños. Sin embargo, para equipos más grandes o proyectos más complejos, es posible que supere rápidamente las limitaciones de la versión gratuita.

Trello ofrece tres planes principales de pago: Estándar, Premium y Enterprise. El costo estándar es de $5 por usuario/mes facturado anualmente y $6 cuando se factura mensualmente. Incluye funciones como tableros ilimitados, campos personalizados y listas de verificación avanzadas. El plan Premium cuesta $10 por usuario/mes facturado anualmente y $12,50 cuando se factura mensualmente. Enterprise, que está destinado a grandes organizaciones y cuyo precio varía según la cantidad de usuarios, comienza en $ 17.50 por usuario / mes para 50 usuarios y ofrece funciones y soporte avanzados.

El punto principal que debe recordar con respecto a los precios de Trello es que, si bien la versión gratuita es un excelente punto de partida, los costos pueden aumentar rápidamente a medida que agrega más usuarios y requiere funciones más avanzadas. Por lo tanto, es crucial considerar no solo sus necesidades actuales, sino también sus posibles requisitos futuros al evaluar el costo.

Comparación de características: Microsoft Planner vs. Trello

Interfaz de estilo Kanban

La interfaz principal de Microsoft Planner y Trello es el tablero kanban (Figura A), una pantalla multicolumna configurable que permite agregar tarjetas a una columna y arrastrarlas rápidamente entre columnas. Si está acostumbrado a una lista de tareas típica, lleva un momento adaptarse a un tablero kanban, pero el poder radica en el hecho de que puede configurar el tablero de la forma que desee.

Figura A

Trello toma el centro de atención aquí. Te sentirás como en casa con la interfaz kanban de Trello (Figura B). Le otorga la libertad de adaptar la plataforma a su flujo de trabajo, lo que permite un alto grado de personalización. En comparación, Microsoft Planner emite una sensación más estructurada y orientada a tareas.

Figura B

Interfaz orientada a tareas

Microsoft Planner crea un entorno donde las tareas ocupan un lugar central. Estas tareas se presentan como tarjetas, perfectamente organizadas en cubos para facilitar el seguimiento y la gestión. La interfaz es similar a mover notas adhesivas en un tablero físico: es visual, intuitiva y familiar, especialmente para aquellos que han estado usando productos de Microsoft. Por el contrario, Trello no prioriza las tareas de la misma manera, sino que opta por un enfoque más flexible.

Dentro del tablero, cada elemento está representado por una tarjeta. La tarjeta (Figura C) funciona de manera muy similar en cada herramienta, con los matices de qué elementos de datos están disponibles en la tarjeta. Planner tiene un campo de progreso, mientras que Trello agrega etiquetas configurables. Encuentro este último más valioso en función de cómo diseño mis tableros.

Figura C

Del mismo modo, mientras que ambas herramientas permiten archivos adjuntos dentro de una tarjeta, Trello los permite para comentarios individuales, lo que puede ser útil para compartir varias versiones de un documento. Trello tiende a ofrecer un poco más de capacidad de configuración para la tarjeta, pero tenga cuidado de no diseñar demasiado sus tarjetas y correr el riesgo de reducir la simplicidad intuitiva de las herramientas de administración de proyectos estilo tablero.

Automatización avanzada

La función Butler de Trello es como tener un asistente personal, automatizando una amplia gama de tareas y, por lo tanto, aumentando la productividad y reduciendo el trabajo manual. Microsoft Planner, aunque ofrece capacidades de automatización, no alcanza el nivel de sofisticación de Trello en esta área.

integraciones

Microsoft Planner y Trello ofrecen una variedad de integraciones. Como era de esperar, Microsoft Planner proporciona integraciones profundas con otros productos en el ecosistema de Microsoft. En un nivel simple, toda su organización ya tendrá acceso a Planner con una suscripción a Office 365 y se puede agregar una pestaña de Planner a Teams con un solo clic. También admite integraciones más complejas; por ejemplo, podría integrar Planner con un proyecto empresarial que brinde a los usuarios una vista simplificada de sus tareas, mientras mantiene relaciones complejas a nivel empresarial.

Trello, por otro lado, tiene lo que llama Power Ups and Automation, que se integran con una amplia variedad de productos basados ​​en la nube, incluidos los de Microsoft. Trello parece jugar bien con otros. Cuenta con amplias capacidades de integración con aplicaciones populares como Slack, Google Drive y Dropbox. Esto significa que puede conectar Trello con las herramientas que ya usa, creando un flujo de trabajo más optimizado. Microsoft Planner, si bien ofrece algunas características de integración, se enfoca principalmente en el ecosistema de Microsoft, lo que lo convierte en una opción más restringida si su equipo usa una amplia gama de aplicaciones.

Versión básica

Trello se destaca con su nivel gratuito, que ofrece una muestra de sus capacidades sin un compromiso financiero inmediato. Esto lo convierte en una opción atractiva para individuos y equipos más pequeños. Microsoft Planner, por otro lado, está incluido en la suscripción de Microsoft 365, lo que significa que no hay una versión gratuita independiente.

Pros y contras de Microsoft Planner

Ventajas de Microsoft Planner

• Integración total con la suite de Microsoft 365, lo que fomenta la colaboración optimizada con herramientas como Teams, Outlook y SharePoint.
• Con una interfaz de usuario intuitiva, Planner simplifica la organización, la asignación y el seguimiento de tareas, lo que facilita la adaptación incluso para los principiantes.
• Énfasis en la colaboración en equipo, ofreciendo funciones como cuadernos compartidos, comentarios de tareas y archivos adjuntos para garantizar una comunicación eficaz.
• La funcionalidad para crear múltiples tableros de planes dentro de un solo equipo proporciona flexibilidad en la gestión de diversos proyectos o en el manejo de diferentes aspectos de un proyecto grande.
• La función de programación integrada en Planner proporciona una representación visual clara de las tareas en un calendario, lo que ayuda a los equipos a mantener una vista completa de los cronogramas de sus proyectos.

Contras de Microsoft Planner

• Las capacidades básicas de automatización de Microsoft Planner se quedan cortas en comparación con la automatización avanzada que ofrecen algunos de sus competidores.
• La sencilla interfaz orientada a tareas, aunque eficiente, puede parecer restrictiva para los usuarios que prefieren un mayor nivel de personalización y flexibilidad.
• La integración limitada de Planner con aplicaciones que no son de Microsoft podría representar un desafío para los equipos que dependen de una variedad de aplicaciones.
• Aunque hay una prueba gratuita de 30 días, la ausencia de una versión gratuita significa que no hay una forma libre de riesgos para que los equipos evalúen la herramienta antes de comprometerse con una suscripción de Microsoft 365.

Pros y contras de Trello

Ventajas de Trello

• La interfaz de estilo Kanban se destaca por su flexibilidad y personalización, lo que permite a los usuarios crear sistemas de flujo de trabajo únicos adaptados a sus necesidades.
• La automatización avanzada que ofrece Trello’s Butler, que puede optimizar una variedad de tareas, aumenta la productividad.
• Una sólida versión gratuita permite a los equipos explorar las funcionalidades de la herramienta sin ningún compromiso financiero.
• La amplia integración de la plataforma con aplicaciones populares como Slack, Google Drive y Dropbox mejora su usabilidad en varios flujos de trabajo.
• La interfaz visualmente atractiva y fácil de navegar en Trello hace que la experiencia del usuario sea positiva.

Contras de Trello

• La falta de integración nativa de Trello con un paquete de software más amplio podría limitar su eficacia para los equipos que invierten mucho en un ecosistema específico, por ejemplo, Microsoft 365.
• A pesar de ofrecer una versión gratuita, las limitaciones de Trello en este nivel pueden hacer que los equipos se actualicen a un plan pago para obtener funciones más avanzadas.
• Para equipos más grandes, el precio de Trello puede aumentar rápidamente a medida que se acumula el costo por usuario de los planes avanzados, lo que podría convertirlo en una opción más costosa.
• La ausencia de una vista de calendario incorporada, que se puede agregar a través de un encendido, no es tan integrada ni conveniente como la función de programación de Planner.

Metodología

Examinamos exhaustivamente tanto Microsoft Planner como Trello para ofrecer esta comparación. Nuestro enfoque combinó pruebas prácticas, análisis de reseñas de usuarios e investigación en profundidad sobre las características, integraciones, estructuras de precios y facilidad de uso general de los productos. Esto nos permitió identificar las fortalezas y debilidades clave de cada herramienta y comprender cómo podrían adaptarse a las diferentes necesidades organizacionales.

¿Su organización debería usar Microsoft Planner o Trello?

Decidir si Microsoft Planner o Trello es la opción adecuada para su organización depende en última instancia de los requisitos específicos de su equipo, su ecosistema tecnológico existente y su presupuesto.

Si su organización ya ha invertido mucho en la suite Microsoft 365, Microsoft Planner podría ser la opción más sensata. Su perfecta integración con otras herramientas de Microsoft y su interfaz enfocada en tareas lo convierten en una herramienta eficiente para administrar y rastrear proyectos. Sin embargo, su falta de capacidades de automatización avanzadas y las integraciones restringidas que no son de Microsoft pueden no ser adecuadas para todos los equipos.

Por otro lado, Trello brilla por su flexibilidad, amplias capacidades de integración y funciones de automatización avanzadas. También es una excelente opción si está buscando una versión gratuita robusta para comenzar. Sin embargo, su precio puede aumentar rápidamente para equipos más grandes y puede que no sea la mejor opción para equipos que dependen en gran medida de Microsoft 365.

La conclusión es que tanto Microsoft Planner como Trello tienen sus méritos y sus defectos. Es importante considerar no solo sus necesidades actuales, sino también sus posibles requisitos futuros, y evaluar cómo se alinea cada herramienta con estos. Un período de prueba con cada uno también podría ser beneficioso para tomar una decisión informada.