Revisión de Smartsheet (2023): características, precios y alternativas

Smartsheet es una de las principales plataformas de gestión de proyectos. Desde la incorporación hasta la documentación, la plataforma de Smartsheet ofrece funciones sólidas, flujos de trabajo y automatización para las necesidades generales de gestión de proyectos.

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Si bien algunas plataformas de gestión de proyectos sirven a equipos e industrias de nicho, Smartsheet es un software de gestión de proyectos que puede servir a una base de usuarios mucho más amplia. La interfaz resultará familiar para los usuarios de hojas de cálculo, pero Smartsheet agrega capacidades que son difíciles o imposibles de crear desde cero en Excel.

Puede continuar leyendo para conocer las ventajas, las desventajas, los precios y otras funciones destacadas de Smartsheet. También compartimos algunas de las principales alternativas a considerar si cree que Smartsheet no es la opción adecuada para su organización.

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Precios de Smartsheet

Gratis

Smartsheet es gratuito para hasta 1 usuario y 2 editores. Este plan tiene muchas características básicas, incluidos paneles, informes, diagramas de Gantt, 100 automatizaciones por mes y acceso al centro de aprendizaje.

Pro

El plan Pro tiene un precio de $7 por mes por usuario facturado anualmente o $9 por mes por usuario facturado mensualmente. Obtiene un máximo de 10 usuarios y 10 editores en este plan. En cuanto a las funciones, desbloquea la asistencia por correo electrónico, la gestión de usuarios y las capacidades de integración.

Negocio

El plan Business tiene un precio de $25 por mes por usuario facturado anualmente o $32 por mes por usuario facturado mensualmente. Obtiene usuarios y editores ilimitados en este plan. Además, obtiene acceso a una gama completa de funciones, incluido un generador de documentos, automatizaciones ilimitadas, revisión y registro de actividades.

Empresa

El plan Enterprise tiene precios personalizados. Este plan es el mejor para las organizaciones que necesitan funciones avanzadas de seguridad, generación de informes y análisis.

Funciones clave de Smartsheet

Herramientas de colaboración en equipo

Smartsheet ofrece varias herramientas (Figura A) para la colaboración y la comunicación en equipo, de modo que todos los miembros del equipo permanezcan alineados en un proyecto. Puede usar el software para compartir notas, archivos, PDF y presentaciones y tareas, todo a través de un tablero centralizado.

Figura A

Herramientas de colaboración en equipo de Smartsheet. Imagen: hoja inteligente

La interfaz de usuario de Smartsheet es altamente personalizable para que pueda agregar o eliminar las funciones de colaboración según sus preferencias. Puede obtener más información sobre cómo usar el software de gestión de proyectos de Smartsheet.

Dependencias de tareas

Las dependencias de tareas le permiten determinar el orden de tareas optimizado para garantizar la máxima eficiencia del proyecto. Con Smartsheet, obtiene varias herramientas para administrar las dependencias de tareas. Por ejemplo, puede crear un diagrama de Gantt (Figura B) que se actualiza automáticamente para mostrar el impacto de las tareas existentes y nuevas en el cronograma del proyecto.

Figura B

El software también puede calcular automáticamente la ruta crítica para guiarlo en la secuencia de tareas que pueden conducir a la menor duración de la finalización del proyecto. Además, obtiene acceso a informes de dependencia para un análisis más detallado.

Múltiples vistas

Smartsheet ofrece una variedad de vistas de proyectos (Figura C), y aquí es donde ofrece una gran ventaja sobre las soluciones de hojas de cálculo tradicionales como Microsoft Excel. Con Smartsheet, puede transformar datos de hojas de cálculo en tarjetas, diagramas de Gantt y vistas de calendario.

Figura C

Los usuarios no necesitan dominar las condiciones y fórmulas de las hojas de cálculo de Excel para usar Smartsheet. Para cada vista alternativa, los usuarios pueden hacer doble clic en una tarea existente para leer o editar su contenido. Puede editar tareas existentes o metadatos de subtareas, ver archivos adjuntos, crear una prueba o agregar un comentario a las tareas.

Seguridad de datos

Los planes de mayor precio ofrecen acceso a herramientas de seguridad de nivel empresarial, como inicio de sesión único, cifrado AES de 256 bits, controles de acceso de usuarios, autenticación de dos factores y más. También obtiene pleno cumplimiento con el Reglamento general de protección de datos, los controles de sistemas y organizaciones, la Ley de portabilidad y responsabilidad de los seguros de salud y otros estándares de seguridad y privacidad de datos. Las herramientas avanzadas de seguridad de datos solo están disponibles en los planes Business y Enterprise de Smartsheet.

Profesionales de Smartsheet

• Robustas funciones de seguridad de datos.
• Interfaz altamente personalizable.
• Transición fluida para nuevos usuarios que están familiarizados con las hojas de cálculo.
• Más de 350 plantillas integradas, incluidas plantillas para Agile.
• Potentes herramientas de informes y análisis.

Contras de Smartsheet

• Algunas páginas no se actualizan en tiempo real.
• La función de guardado automático falla.
• Las herramientas avanzadas tienen una curva de aprendizaje empinada.

Integraciones de Smartsheet

• Flojo: La integración con Slack le brinda notificaciones en la aplicación y la capacidad de crear alertas y enviar mensajes directos sin cambiar de aplicación.
• HubSpot: Sincronización automática de datos para tareas, clientes e información de cuenta.
• Equipos de Microsoft: Convierta las conversaciones en acciones al integrar Smartsheet con Microsoft Teams, lo que le permite enviar notificaciones y agregar pestañas de Smartsheet dentro de los canales de Teams.
• DocuSign: Genere, firme y rastree firmas electrónicas en documentos, todo desde Smartsheet.
• Fuerza de ventas: Colabore en las ventas en tiempo real para ayudar a aumentar la productividad, automatizar los flujos de trabajo y optimizar la colaboración.

¿Para quién es mejor Smartsheet?

Smartsheet es un software de gestión de proyectos dinámico y personalizable con una amplia gama de casos de uso. Los usuarios ideales de Smartsheet son aquellos que ya están familiarizados con las hojas de cálculo y buscan más funciones, como vistas múltiples.

Si bien su interfaz se basa en un modelo de hoja de cálculo, ofrece mucho más que eso. Las opciones de personalización significan que puede usar Smartsheet para administrar tareas, colaboración en equipo, seguimiento de campañas y muchas otras funciones.

Si Smartsheet no es ideal para usted, consulte estas alternativas

Smartsheet no es para todos, especialmente para los usuarios que no se sienten cómodos con el diseño estilo hoja de cálculo. La falta de actualizaciones de datos en tiempo real o los errores de guardado automático también pueden ser inconvenientes importantes para algunos usuarios. Afortunadamente, existen algunas alternativas valiosas a Smartsheet.

Mesa de aire

El software de gestión de proyectos Airtable ofrece flexibilidad y versatilidad para equipos de todos los tamaños. En comparación con Smartsheet, Airtable ofrece más personalización, una base de datos de contenido de aprendizaje más grande y una selección de plantillas. El precio de Airtable comienza en $ 10 por mes por usuario cuando se factura anualmente.

VER: Para obtener más información, lea nuestra revisión completa de Airtable.

ásana

Asana y Smartsheet son soluciones de gestión de proyectos capaces y ofrecen varias características similares. Asana ofrece una interfaz de usuario más intuitiva que es más fácil de usar que Smartsheet. Si tu negocio valora la simplicidad, entonces Asana sería una mejor opción. Los planes pagos de Asana comienzan en $10.99 por mes por usuario cuando se facturan anualmente.

VER: Para obtener más información sobre cómo se compara Asana con Smartsheet, lea la comparación completa.

lunes.com

Monday Work Management es uno de los software de gestión de proyectos más populares del mercado. Si bien Smartsheet ofrece un diseño más estructurado y organizado, la administración del trabajo de los lunes fluye con mayor libertad. Con Monday Work Management, también obtiene soluciones de flujo de trabajo personalizadas para funciones específicas, como marketing. El precio de la administración del trabajo de los lunes comienza en $10 por mes por asiento cuando se factura anualmente.

VER: Lea nuestra comparación completa de la gestión del trabajo de los lunes con Smartsheet para determinar qué software es mejor para sus necesidades.

Metodología de revisión

Para revisar Smartsheet, analizamos el software a través de múltiples parámetros, incluidas las funciones destacadas, la facilidad de uso, las herramientas avanzadas y las funciones principales. Nuestra revisión incluyó una evaluación práctica del software. También analizamos las funciones de Smartsheet y las comparamos con las de la competencia para comprender las ventajas y desventajas del software. Para completar nuestra revisión de Smartsheet, también analizamos otras revisiones de expertos y calificaciones de clientes de sitios web de confianza.